5 Puntos Claves en Gestión de Proyectos

Independientemente de la metodología que se utiliza existen acciones que son claves para mejorar la gestión de un proyecto.

1. Mantener una lista de tareas “To Do”

Tener una lista “To Do” con los temas más importantes para trabajar durante el día es un paso importante cuando se trata de optimizar el tiempo al máximo. Es una forma de ayudarnos a detectar aquellas cosas que merecen más atención y prioridad. En definitiva, nos ayuda a organizar nuestra forma de trabajar durante todo el día.

2. No ignorar los riesgos y actuar sobre los mismos

Considere los riesgos que puede enfrentar el proyecto. Tenga en cuenta que incluir riesgos en la planificación significa que está pensando en cómo optimizar el tiempo en momentos difíciles sin sacrificar la calidad del producto. ¿Qué podría salir mal? ¿Qué impacto tendría? ¿Cuál sería el plan de contingencia?

Analice cuidadosamente en qué etapas del proceso de desarrollo pueden surgir riesgos y planifique de manera inteligente cómo abordar cada situación.

3. Delegar Eficientemente

Un buen Project Manager trabaja en equipo y sabe cómo delegar tareas a cada miembro. Ser un líder no significa hacerlo todo para poder controlar la situación. Ser un buen líder también significa dar a cada persona, dependiendo de su rol y habilidades, las tareas que él considera que son mejores para que esa persona las ejecute de manera oportuna.

4. Optimizar el tiempo de reuniones

Todos hemos experimentado tener que interrumpir nuestro momento productivo para una reunión. ¿Cuántas veces interrumpiste una tarea importante para una reunión y luego te costó volver a lo que estabas haciendo? Por lo tanto, antes de cada reunión, piense en lo siguiente:

  • Llame solo a las personas involucradas o aquellas que tengan ideas para contribuir y / o validar.
  • Si alguien debe ser informado del resultado de la reunión, no necesita participar en ella. Enviarles el acta de la reunión está bien.
  • Deje en claro de antemano cuál será la agenda de la reunión para que todos sepan qué temas se discutirán.

5. Utilizar herramientas de comunicación

Uno de estos errores es no hacer uso de la tecnología ni elegir las herramientas de colaboración adecuadas. Debe elegir el que mejor se adapte a las circunstancias del proyecto, teniendo en cuenta la distribución del equipo, las limitaciones técnicas y las necesidades del cliente, entre otros factores.

Dedique un tiempo a investigar, probar y elegir las herramientas que se utilizarán durante el desarrollo. Es mejor dedicar un poco de tiempo a esto y no desperdiciarlo en el futuro, todo porque tomaste una decisión equivocada.

El correo electrónico sigue siendo una herramienta de comunicación relevante. Sin embargo, es común caer en la tentación de notificar a todos sobre todo lo que sucede en el proyecto. Un exceso de correos electrónicos hará que las personas pierdan un tiempo valioso en la revisión.

Agustín Chermaz